Испански стартъп, български фонд за рисков капитал и компания за дигитален маркетинг с клиенти в Европа и САЩ - на пръв поглед общото между тези бизнеси не е много, докато не стане дума за управлението на служебните разходи.

Някога тези разходи бяха най-вече командировки и бизнес вечери. Сега добавяме абонаменти за различни платформи, маркетингови бюджети и всички услуги, изискващи дебитна карта.

В търсене на варианти за по-ефективно управление на този тип плащания и трите фирми стигат до Payhawk - компанията, известна у нас като първия български еднорог, която предлага продукт без аналог на нашия пазар. Става дума за цялостна система за управление и контрол на фирмените разходи.

Компанията работи с клиенти от 32 държави, а интересът към услугата ѝ расте и от страна на местния бизнес.

Корпоративни карти с гъвкаво управление

Payhawk предлага корпоративни карти VISA (физически и виртуални), които са свързани със софтуер за управление на разходите и платежните сметки. Издаването им става бързо, директно в платформата на Payhawk.

Идеята на услугата е да даде алтернатива на тромавите банкови системи, ограничените възможности за поставяне на лимити по картовите плащания, както и часовете, загубени в ръчно администриране на фактури, вървящи ръка за ръка с "мъглата" около фирмените разходи преди приключването на месеца.

Освен платежно средство, картите на Payhawk са и инструмент в услуга на мениджмънта на един бизнес. По тях могат да се задават политики за управление, контрол и одобрение на плащанията, съобразени изцяло с йерархията и организационната структура на конкретния бизнес. Те биха могли да бъдат автоматично обвързани с общ бюджет на ниво екип или проект, или да се прави политика на ниво карта.

Една от трите компании, споменати в началото, е българската Eleven Ventures. Фондът инвестира в стартъпи от 2012 г., а през 2018 г. и в самия Payhawk, след което им стават и клиенти.

Въвеждането на услугата облекчава значително начина, по който Eleven управляват разходите си. Вместо да споделят една дебитна карта от традиционна банка, всеки от екипа на Eleven вече има достъп до корпоративните средства, чрез своя индивидуална карта Visa от Payhawk.

"Спестяването на време и средства е основното предимство на Payhawk," споделя финансовият мениджър на Eleven Дияна Русева. Една от особено полезните, според нея, функции, са известията от мобилното приложение. "Всеки път, когато служител плаща със своята служебна Visa, получава съобщение да качи платежен документ. Ако дадено плащане не може да бъде осъществено, идва известие, което указва причината за това, като например, недостатъчна наличност или грешен ПИН.", допълва впечатленията си Диана Русева.

Гъвкавото решение от Payhawk им позволява да сведат до минимум времето за отчитане на разходни документи и вместо това да го инвестират в нещо по-полезно за клиентите им.

Контрол на разходите в реално време

Улесненият достъп до фирмените средства не е за сметка на контрола. Точно обратно - към всяка карта могат да бъдат зададени лимити както за дневните, седмични и месечни разходи, така и за всяка отделна транзакция. Финансовият мениджър може бързо да ги променя според нуждите на екипа и конкретния проект. Това е и една от предпочитаните функции на Беноа Менардо, който е съосновател на испанския стартъп Playflow. "Мога да дам на всеки отдел карта, съответстваща на бюджета му и да актуализирам средствата при необходимост. Харесва ми възможността да контролирам разходите на всеки отдел с няколко клика," споделя Менардо.

Високите лимити се оказват ключа към растежа на българската Verto Digital, която също ползва картите на Payhawk. Компанията се занимава с дигитален маркетинг и преди Payhawk работи с традиционни банкови карти, препъвайки се на едно и също място. "Имаме високи разходи за маркетингови кампании и затова най-големият проблем за нас бяха лимитите по банковите карти", споделя финансовият мениджър Биляна Катмарова.

Платформите за социални медии спират кампаниите им, защото достигат лимита на банковата карта. В един момент се оказва, че липсата на гъвкавост буквално ограничава растежа на компанията. С картови лимити, които могат да бъдат настройвани и променяни от самата компания, Paywhawk дава свобода на екипа да се фокусира върху планирането на кампаниите на своите клиенти.

Автоматизиране на процесите - повече време за важните неща

Едно от ключовите предимства, което финансовите мениджъри виждат в услугата на Payhwak е това, че пести време при администрирането на фирмените разходи - както за тях, така и за служителите на терен.

Софтуерът на Payhawk се интегрира лесно с всички вече внедрени ERP или счетоводни решения, а въвеждането на разходните документи става автоматично. За целта, човекът, който прави фирмен разход, трябва само да снима фактурата или касовата бележка чрез приложението на Payhawk. Останалото върши технологията за автоматично разпознаване на символи (OCR) - тя извлича цялата необходима информация за финансовия екип и я прехвърля в счетоводния софтуер.

Още при въвеждането на финансовия документ, софтуерът позволява разходът да бъде класифициран - дали е за транспорт, нощувки, маркетинг, офис консумативи и т.н. Така финансовият екип вижда пълната картина на разходите в реално време, вместо да чака края на месеца. А ако служител пропусне да качи разходен документ, системата автоматично му напомня.

Това е и една от функциите, която изрично споменава и финансовият директор на Eleven Дияна Русева - "Тя ми спестява преследването на колегите, когато трябва да качат фактури от пътуванията си например."

Когато балансът по картите им намалее, системата на Payhawk уведомява финансовия екип. Така вместо всяка седмица да проверява дали са останали достатъчно средства, финансовият отдел просто получава мейл, когато балансът падне под зададения лимит.

"Дойдохме заради кешбека, останахме заради продукта"

Фирмените карти от Payhawk могат да бъдат издадени в 6 различни валути. Без такси за валутен обмен се плаща в евро, лева, британски лири, щатски долари, румънски леи и датски крони. Освен това фирмите могат да получат обратно до 3% от разплащанията с карта. "Преминахме заради кешбека, но останахме заради продукта," признава един от основателите на испанския стартъп Payflow. Компанията особено харесва видимостта и контрола, които решението на Payhawk им дава върху плащанията. Това им помага за по-добро планиране, контролиране и оптимизиране на бюджета, при това без да натоварва финансовия отдел. Така решението на Payhawk пести най-ценния ресурс - времето, а когато говорим за бизнес това неминуемо означава и пари.