Balkan Services, която направи (р)еволюция в бизнес процесите

Следващият път, когато седнете да анализирате резултатите на своя бизнес, трябва да имате нещо важно предвид: най-вероятно вашите конкуренти вече използват софтуер, който не само улеснява обработката на големи масиви от данни от различни системи, спестявайки ръчната обработка и елиминирайки неизбежните човешки грешки, но и дава ценна информация за развитието на компанията на всички нива, помагайки на мениджърите да контролират по-качествено процесите в нея.

Така например, финансов анализатор в компания за производство на ароматизатори установява, че най-предпочитаният аромат на българския пазар е ванилията - нещо, което допреди това не е било известно. Но по-важното - чрез внедряването на Business Intelligence система една компания има много повече и по-лесно достъпна информация за бързо и много по-добре аргументирано, на база анализ, вземане на решения.

Една от водещите компании у нас за внедряване на подобни софтуерни решения е Balkan Services - дружество с 16-годишна история и над 30% от BI пазара (по данни от независим източник*), със завършени над 400 BI проекта за повече от 120 клиента в индустрии като търговия и дистрибуция, производство, финанси и застраховане и др. 

"Целта ни през годините бе да утвърдим компанията ни като надежден партньор на бизнеса в дигитализацията. А това не е лек процес - ние го виждаме ежедневно. Без нашите клиенти, партньори и най-вече колеги, нямаше да бъдем това, което сме днес", казва Владимир Рашев, управляващ партньор в консултантската IT компания.

Дружеството, което управлява, внедрява основно софтуерни решения за бизнеса - BI, ERP и FPM системи, както и решения за финансово оповестяване и XBRL.

От малък офис и шепа служители до лидер на пазара

"От самото създаване на фирмата, екипът ни вярва, че работи, за да помага на организациите да оптимизират своите процеси и да постигат все по-добри резултати", разказва Рашев. През 2006 година екипът наброява едва 5-6 души, помещава се в малък офис и всеки върши всичко - от откриване на банкови сметки до плащането на фактурите за ток. Към днешна дата компанията има вече десет пъти по-голям екип, като повечето служители са дългогодишни.

Екипна снимка от работна среща в една от конферентните зали в офиса на Balkan Services

"За нас клиентите са изключително важни, но също така е много важна и нашата вътрешна организация и състояние на компанията, за да можем да правим щастливи и клиентите си", казва Владимир Рашев и добавя, че за него е от голямо значение хората в компанията да са на първо място, защото ако те се чувстват добре, екипът е сплотен, има ясни цели, обучени са, всички знаят какво правят, то тогава и само тогава дружеството може да достави качествен продукт и услуга на клиентите си.

Опитът на Владимир Рашев сочи, че не всички компании са готови да променят начина си на работа и да тръгнат уверено по пътя към дигитализация. "Твърде комплексни и сложни станаха процесите, има много производители на бизнес софтуер и системи. Това прави избора на точното решение и внедряването му трудно и сложно решение, но точно това решение е определящо. Ако нямаш необходимата технология е изключително нелека задача да си успешен при текущите условия на пазара", категоричен е той.

Много български фирми, които работят не само в страната, а на глобално ниво, са осъзнали този факт и търсят утвърден партньор и решения. "Затова нашата цел е едно непрекъснато подобрение. Знаем, че да си сред най-добрите в света не е лесно постижимо, но ако ние непрекъснато подобряваме услугите си, това ще води до едно все по-високо качество, а нашата цел е да предоставяме услуги и решения на много високо ниво".

Според Владимир Рашев, ако екипът е добре организиран и в компанията има ясни процеси, услугите й без съмнение ще отговарят на търсеното от клиента ниво. "Предоставяме услугите си възможно най-бързо, те са качествени, защото знаем, какво точно "гоним" и всъщност, ако можем да ги предоставим бързо и качествено, те ще са на разумна цена, защото няма да се налага да повтаряме неколкократно едно и също нещо".

Какво означава един проект да бъде еталон за качество?

Да се сравнява с проекти на най-добрите фирми в цял свят, веднага отговаря Владимир Рашев. "В една глобализираща се икономика, където няма проблем да се работи отдалечено, нашата конкуренция не са фирми само от България, а са най-добрите в света, ако искаме да сме на световно ниво услугите, които предлагаме трябва да са сравними с тези на най-добрите фирми". Затова целта на екипа на Balkan Services е непрекъснато усъвършенстване.

"Ние избягваме да се сравняваме с конкурентите си, защото това не е здравословно. Нашата конкуренция е насочена вътре към нас, ако непрекъснато ставаме по-добри и знаем какво искаме да подобрим - ние вървим по нашия път на развитие. И ако се фокусираме върху нашето собствено развитие, това не означава, че не поглеждаме към нашата конкуренция - какво и как прави, но е много по-важно да работим върху себе си и върху личното ни подобрение", казва още ръководителят.

660 проекта с успеваемост от 99.23%

Всеки наш проект е едно ново предизвикателство и това вероятно няма да се промени, допълва Владимир Рашев. "Това е като сценичната треска, ако нямаш такава, то няма как да си изиграеш ролята добре". За нас е стратегически важно да получаваме обратна връзка и да чуваме от клиентите, в какво бихме могли да станем още по-добри, казва още Владимир Рашев. "Съответно предприемаме действия и се подобряваме, защото това ще донесе удовлетворение на нас и добави стойност за самите тях".

В проучване сред клиенти, проведено през декември 2021 г., 97% от респондентите споделят, че са удовлетворени от съвместната работа с консултантската компания. В изследването те обясняват, че ценят най-много в работата си с Balkan Services професионализма, доброто отношение, богатата експертиза и проактивния подход към техните нужди. Отличителна черта на Balkan Services според клиентите е, че "компанията стои близо до тях".

"Ние не се опитваме да сме корпоративна организация и да имаме едни корпоративни, строги служебни отношения с тях. Държим да сме близо до тях, защото така можем да си говорим направо и да си казваме истината, даже когато това не се приема много добре. Понякога истината малко боли, но за нас е важно да има яснота какво и как ще се случи, колко ще струва и кога ще се случи. За нас това е начинът, по който ни харесва да работим и някои клиенти също го оценяват", обяснява какво седи зад думите на клиентите на Balkan Services Владимир Рашев.

"Искаме да разбираме добре предизвикателствата, пред които те се изправят, защото различните клиенти имат различни предизвикателства, те зависят от това какви цели са си поставили, на какъв етап са в момента с решаването на всички проекти и задачи, които имат. А за нас е важно, ако искаме да сме добри консултанти да знаем много добре от какво имат нужда те в момента", казва Рашев.

Екипна снимка от празненството по случай навършването на 15 години от основаването на Balkan Services

Да владееш и трите "ключови" езика: на бизнеса, на технологиите и на законодателството

Да бъдеш IT консултант на бизнеса се оказва не лесна задача, тъй като включва три компонента, което създава известни предизвикателства на Balkan Services с намирането на нови колеги.

"Ние се стремим хората в екипа ни да познават в дълбочина възможностите и добрите практики, заложени в системите, с които работим. Вторият компонент, който е много важен е да разбират генерално как един бизнес оперира, защо клиентът има нужда от нещата, които изисква от нас и как те могат да се случат чрез технологията, т.е. тук е важно знанието за технологиите и знанието за бизнеса да се комбинират. Само тогава можем да предложим решение, което да бъде адекватно, да може да се случи бързо и да носи резултати - на оптимална цена. Това комбинирано познание за технологията и бизнеса обаче не е толкова често срещано".

Третият компонент, който е много важен - това е познаването на законодателството.

"Често нашите системи са свързани с финансови решения - счетоводство, финанси и свързаното с тях законодателство. Това е изключително важна област, което също е предизвикателство, в допълнение към другите два компонента - технологии и бизнес познания. Въпреки това нашата цел е да имаме екип, който да може да предложи цялото това знание в комплект".

От Balkan Services споделят, че се стремят да изградят култура в компанията, която да предразполага хората от екипа да развиват способностите и уменията си и да се чувстват добре. "Важно е как общуваш с колегите си, защото това се прехвърля към клиентите като резултат от нашата работа".

Отборни предизвикателства от тиймбилдинг 2022 г. на Balkan Services

С годините компанията успява да разработи и стратегия, която включва развитието на екипа. В нея ясно са дефинирани и ценностите на Balkan Services като компания, а именно: доверие и уважение; самоусъвършенстване; отборен дух; работа с удоволствие; и завършване на започнатото. "Искаме да привличаме хора, които имат същата ценностна система, защото само тогава те ще се чувстват добре в компанията и ще са си на мястото".

Успешно завършеният проект се познава по поведението на клиентите

Кога един проект е наистина завършен успешно? Когато той се ползва активно от клиента - ежедневно и то от много хора, отговаря Владимир Рашев и допълва, че след като проектът бъде завършен има известен период, в който клиентът се адаптира и започва да ползва системата - в него участва и екипът на Balkan Services.

Второто важно нещо за успешния проект е да има ясни и измерими ползи от него, защото ако човек не знае защо, с какво и колко му помага най-вероятно ще спре да използва тази система и ще се върне към стария си начин на работа. "Това са решения, насочени към средни и големи компании, които са натрупали по-голям обем от данни. Ако те не се превърнат в информация, представляват само едни данни, които тежат на компанията".

А с нарастването на обема данни в организациите и ползването на различни софтуерни системи за управление на отделни аспекти от дейността им се затруднява значително видимостта, проследимостта на процесите и като цяло отчетността.

Business Intelligence (BI) - моторът с данни, който засилва всеки бизнес

"BI помага данните, натрупвани в много транзакционни системи да се обединят и вече да се предоставят във вид на информация - справки, разрези, таблици, графики, ключови показатели".

Това, което прави BI, е да предостави бърз достъп до цялата информация за фирмата, независимо тя от кои системи идва - с история, със сравнения, с визуализация, която е лесна за разбиране, обобщава Владимир Рашев. И допълва, че Balkan Services се занимава с BI повече от 15 години.

Бизнес интелиджънс е инструмент за средния и висшия мениджмънт, чиято цел е да предостави лесен достъп до данните и техните визуализации и зависимости според конкретните нужди на организациите.

Чрез този тип системи лесно могат да се следят ежедневно и в детайл ключовите показатели за бизнеса - колко са продажбите, какъв е маржът, какво е представянето по региони, страни и пазари.

"Ако човек си прави справката ръчно, обикновено това отнема дни, най-често се прави в края на месеца и обикновено актуалната информация за бизнеса идва доста по-късно и съвсем не на ежедневна база. BI дава възможност целият бизнес да е пред нас по всяко време и това е изключително ценно, особено когато имаме такива ситуации като пандемия, военни конфликти, които водят до разместване на бизнеса, затваряне на пазари, отваряне на нови".

В подобни ситуации някои бизнеси се чувстват добре, а други - не, но всичко това е свързано с промяна, казва още Владимир Рашев.

"Ако имаш инструмент, с който да следиш какво се случва в твоя бизнес и не само в него, а изобщо на пазара можеш много по-бързо да се ориентираш, а това е изключително ценно. Това всъщност е ролята на BI."

През 2021 г. един от лидерите в застраховането приключи мащабен проект за внедряване на централизирана BI система, която оптимизира репортинга и предостави на служителите бърз и лесен достъп до обобщена, графично и динамично представена информация, обхващаща широк спектър от дейностите на компанията. След успешния край на проекта времето, което е отнемало на двама от служителите на застрахователната компания да направят дадена справка било съкратено от 2 дни на 3 минути.

Друга компания, специализирана в изкупуването и управлението на портфолиа от задължения на територията на България също внедрила BI система, като резултат автоматизирала 70% от репортинга още на първа фаза на проекта.

Интересно скорошно предизвикателство било и разработването на приложение за бизнес анализи, ускоряващо процеса по ежемесечно отчитане на финансовите резултати (т.нар. функционален P&L) за българското подразделение на голяма немска компания в сферата на хранително вкусовата промишленост.

Максимизиране на ползите от ERP и FPM - как го правят големите компании?

Освен BI решения Balkan Services предлага на клиентите си и ERP решения. Те служат за цялостно управление на бизнес процесите в една компания, включително финансовите финансово - счетоводните операции, и трябва да бъдат имплементирани така, че да удовлетворяват редица локални и международни счетоводни изисквания.

Един от най-големите дистрибутори на вътрешни и външни рекламни материали в България, които намират широко приложение в производството на различни продукти внедри през 2020 г. ERP решението Oracle NetSuite. Като резултат цялата информация на компанията за всички дружества била събрана на едно място. Освен това установяването на твърдите финансови правила вече не било проблем, а във финансово отражение това води до скъсяване на периода за събиране на вземания.

Тази година на Balkan Services предстои да внедри ERP система в един от най-големите производители в хранително-вкусовата промишленост в България, а също и завършването на няколко мащабни проекта за финансова консолидация и финансово планиране.

За оптимизиране на процесите по консолидация и финансово планиране се използват специализирани решения за финансово управление, които позволяват конфигуриране според приложимите стандарти и нуждите на съответната компания.

Голяма компания - производител от хранително-вкусовата промишленост внедрила такава система за финансово управление (Financial Performance Management или накратко FPM), като резултат успяла да сведе времето за финансова консолидация от 14 до 1 ден и повишила многократно качеството на финансовите си отчети.

Публичните компании имат нужда от специален инструментариум, за да покрият новите европейски регулации

Balkan Services е сред първите компании, които предоставиха решения за финансово оповестяване и XBRL на българския пазар, подпомагащи работата на всички предприятия, със задължение да отчитат своите финансови резултати пред регулаторни органи и други институции. Заради пандемията въвеждането на XBRL на българския пазар бе отложено с една година. От тази година холдинговите дружества са задължени да представят консолидираните си финансови отчети в XBRL формат, а това не може да стане без подходящ, сертифициран инструмент.

"Направихме едно успешно партньорство с Българската фондова борса и предлагаме решението заедно с тях и си помагаме, което е един от факторите, затова че нещата се получиха добре и успяхме да постигнем 80% пазарен дял, а това представлява близо 100 компании", сподели още Владимир Рашев.

С настъпването на пандемията от Balkan Services използват времето както за проучвания и анализ на ситуацията, така и за работа по стратегията си за развитие. Компанията успяла и да ремонтира офиса си, превръщайки го в уютен "втори дом" за служителите си.

Изглед към фоайето в офиса на Balkan Services

"Държавата също ни помогна, което за мен беше голяма изненада и съм изключително благодарен. Малко неочаквано, но наистина ни помогна. И ни даде шанс да запазим екипа си и да работим по дългосрочната стратегия, защото е ясно, че пандемията ще свърши, въпросът е да излезеш от тази ситуация по-силен и по-подготвен", категоричен е Владимир Рашев.

*По независими данни на ©1991-2022 CBN - Pannoff, Stoytcheff & Co.