Гафовете в електронните таблици не са просто разочароващи лични неудобства. Те могат да имат сериозни последствия. И само през последните няколко години имаше безброй истории на ужаси в електронни таблици, пише RTE.
През август 2023 г. полицейската служба на Северна Ирландия се извини за изтичане на данни в "монументални размери", когато екселскаа таблица, съдържаща статистика за броя на служителите и техния ранг, беше споделена онлайн в отговор на искане за свобода на информацията. Имаше втори пренебрегван раздел в електронната таблица, който съдържаше личните данни на 10 000 действащи полицаи.
Поредица от грешки в електронните таблици прекъснаха набирането на стажанти анестезиолози в Уелс в края на 2021 г. Националната служба за набиране на анестезиологични специалисти (ANRO), органът, отговорен за техния подбор и наемане, каза на всички кандидати за позиции в Уелс, че са "неназначаеми", въпреки че някои от тях постигат най-високите резултати на интервюто.
Вината падна върху процеса на консолидиране на данните от интервютата. Електронните таблици от различни области нямаха стандартизация във форматирането, конвенциите за именуване и цялостната структура. За да влошат нещата, данните бяха ръчно копирани и поставени между различни електронни таблици, отнемащ време и податлив на грешки процес.
ANRO откри грешката едва когато отхвърлените кандидати поставиха под съмнение писмата си за уволнение. Фактът, че нито един кандидат не изглеждаше приемлив за позициите на Уелс, трябваше да бъде червен флаг. Очевидно не е приложено никакво тестване или валидиране на решаващата електронна таблица, проста стъпка, която би могла да предотврати тази критична грешка.
През 2021 г. Crypto.com, онлайн доставчик на криптовалута, случайно прехвърли 10,5 милиона долара вместо 100 долара в сметката на австралийски клиент поради въведено неправилно число в електронна таблица. Служителят, обработил възстановяването на сумата за австралийския клиент, е въвел погрешно номера на банковата й сметка в полето за възстановяване на средства в електронна таблица.
Минаха седем месеца, преди грешката да бъде забелязана. Получателят се опита да избяга в Малайзия, но беше спрян на австралийско летище с голяма сума пари. През 2022 г. Íslandsbanki, държавна исландска банка, продаде част от акциите, които бяха силно подценени поради грешка в електронната таблица. При консолидиране на активи от различни електронни таблици, данните в електронната таблица не са били "почистени" и форматирани правилно.
Впоследствие акциите на банката отидоха надолу с цели £16 милиона.
Тъмната материя на корпоративните IT
Горното е само малка част от грешките в електронните таблици, които редовно се допускат от организациите. Електронните таблици представляват неизвестни рискове под формата на грешки, нарушения на поверителността, търговски тайни и нарушения на съответствието. И все пак те са критични за начина, по който много организации вземат своите решения. Поради тази причина те са описани от експерти като "Тъмната материя" на корпоративните IT.
Индустриалните проучвания показват, че 90% от екселските таблици, съдържащи повече от 150 реда, имат поне една голяма грешка. Това е разбираемо, защото грешките в електронните таблици се правят лесно, но трудно се забелязват.
Нашето собствено изследване показа, че проверката на кода на електронната таблица е най-ефективният начин за отстраняване на грешки, но този подход все още улавя само между 60% и 80% от всички грешки. Привлекателността на електронните таблици не съществува само във финансовия свят. Те са незаменими в инженерството, науката за данни и дори при изпращането на роботи до Марс. Ключът към техния успех е тяхната гъвкавост.
Източник: iStock
Софтуерът за електронни таблици непрекъснато се развива, като стават достъпни повече функции, които увеличават тяхната привлекателност. Например, вече можете да автоматизирате много задачи в Excel (най-популярният софтуер за електронни таблици, пуснат преди 40 години), като използвате скриптове на Python.
Човешка грешка
Предвид всички гореспоменати проблеми, не е ли време Excel и друг софтуер за електронни таблици да бъдат изоставени в полза на нещо по-надеждно? Основната причина за тези проблеми с електронните таблици не е софтуерът, а човешката грешка.
Проблемът е, че повечето потребители не виждат необходимостта да планират или тестват работата си. Повечето потребители описват първата си стъпка в създаването на нова електронна таблица като просто скачане направо и директно въвеждане на числа или код. Много от нас не смятат, че електронните таблици заслужават сериозно внимание.
Това означава, че ставаме самодоволни и приемаме, че няма нужда да тестваме, валидираме или проверяваме нашата работа. Изследванията върху "когнитивното натоварване", количеството умствено усилие, необходимо за изпълнение на дадена задача, показват, че съставянето на сложни електронни таблици изисква толкова концентрация, колкото личен лекар, който поставя диагноза.
Това интензивно умствено напрежение прави грешките по-вероятни. Но личните лекари изучават професията си в продължение на много години, преди да придобият квалификация, докато повечето потребители на електронни таблици са самоуки.
За да прекъснат цикъла на повтарящи се грешки в електронните таблици, има няколко неща, които организациите могат да направят. Първо, въвеждането на стандартизация би помогнало да се сведат до минимум объркването и грешките. Например, това би означавало последователно форматиране, конвенции за именуване и структури от данни в електронните таблици.
Подобряването на обучението е от решаващо значение. Оборудването на потребителите със знания и умения за създаване на надеждни и точни електронни таблици може да им помогне да идентифицират и избегнат капаните.
А насърчаването на култура на критично мислене към електронните таблици е жизненоважно. Това би означавало насърчаване на потребителите непрекъснато да поставят под съмнение изчисленията, да валидират своите източници на данни и да проверяват отново работата си.
USD
CHF
EUR
GBP
