Говори експертът: Как да планираме по-добре времето си?

Колко често ви се случва да откажете излизане с приятели с обяснението: “Няма да имам време, затрупан съм от работа и ще работя до късно.”? А колко пъти сте се замисляли, че оставането извънредно в офиса идва от това, че не сте организирали добре работата си?  

В случай, че вече сте стигнали до подобни разсъждения, съветите, които ще намерите в тази статия, са именно за вас. В следващите редове ще се доверим на опита на маркетинг консултантът Вергиния Къшева, която ще ни разкаже как най-лесно можем да елиминираме дезорганизацията в работния си график и да започнем начисто. 

Когато времето не ви достига

“Много хора се оплакват, че не могат да управляват времето си, но не разбират, че то е резултат от техните ежедневни действия. Времето е функция на приоритети, задачи, скоростно изпълнение, грешки, комуникация и т.н. Следователно на всичко това, което ни се случва през деня, крайният резултат е „имам време” или „нямам време”, обяснява Вергиния.

От тук идва и грешното схващане, че заетите или свободните часове могат да бъдат управлявани. Всъщност това, върху което човек трябва да се фокусира, са неговите приоритети, цели, както и енергията и бързината, с която се справя с възложените задачи в офиса.

Грешките при планирането на работния процес

"Относно планирането, човек трябва да планира това, което иска да постигне. Много хора искат да създадат графика си на база на това, което правят в момента, а това е абсолютно неправилно”, обяснява Вергиния Къшева.

Тя съветва всеки, независимо с какво се занимава и колко високо се е изкачил в професионалната йерархия, да си зададе следния въпрос:  „Какво искам да постигна и какво трябва да направя, за да го осъществя?”. „Много често може да се окаже, че ние просто имаме грешни приоритети и правим съвсем различни неща”, казва Вергиния и споделя подобен пример от своя професионален опит:

“Имам клиентка, която се занимава с биоземеделие. Веднъж тя ми каза: „Искам да продавам повече и да си планирам по-добре продажбите.”. Тогава я попитах: „Ти какво правиш, за да продаваш?”. А тя ми отговори: „Как какво – съветвам се с колеги, обсъждам бизнеса с мъжа си, ходя на обучения. ”. След това й зададох следния въпрос: “На теб от толкова много други задачи кога ти остава време да продаваш?”.

Според Вергиния именно това обяснява основния проблем при хората, които не успяват да планират правилно ангажиментите си на работното място. По нейните думи те правят неща, които не са в посоката на това, което искат да постигнат.

До какво води неорганизираната работа?

Негативите, които носи хаосът в офиса, са демотивация, липса на удовлетвореност и липса на стимул за по-добро справяне с различните задачи. В един по-продължителен период тези негативи се пренасят и в личния живот.

Дезорганизацията дори при един от служителите може да окаже неблагоприятен ефект върху целия екип. Тя може да доведе до по-нисък тонус на всичките му членове, като това да намали скоростта и енергията, с която се вършат служебните ангажименти.

“Тук важна е ролята на мениджърите – те трябва да следят дали техните служители са мотивирани и да им поставят цели, които да постигат всеки ден. Това са малки победи, каращи ги да се чувстват значими”, твърди Вергиния Къшева.  

Вергиния Къшева

Как да започнете начисто?

“Аз съветвам, хората, които усещат, че имат постоянна загуба на време, да спрат, да извадят един бял лист пред себе си и да напишат целите и  приоритетите си на него”, посочва тя.

В случая цел е това, което човек иска да постигне в някакъв конкретен срок, като то трябва да има видими белези, скала за измерване на напредъка и ясен краен резултат. Приоритетите от своя страна показват коя от всички цели е най-важна и коя трябва да бъде постигната преди всички останали.

“Авторът и бизнесмен Стивън Кови казва в своята книга „Седемте навика на високоефективните хора”: „Прави най-важните неща първо”. Това означава, че  не трябва да оставяме трудните задачи за накрая, а точно обратното – първо да вършим тях. Трябва да се има предвид обаче, че най-важните неща не винаги са най-спешни”, казва Вергиния Къшева.

Какво да кажем на шефа си, ако сме затрупани от задачи?

Често ръководителите възлагат на своите служители задачи, като посочват само крайния резултат, който очакват от тях, но не и пътя, по който да се стигне до него.

“Понякога мениджърът просто “хвърля” в пространството: “Искам да направиш този проект!”, но не посочва нужните детайли по него”, казва Вергиния.

Друг път пък по-висшестоящите не преценяват каква е ангажираността на подчинените им и ги затрупват с прекалено много неща за вършене. 

“Всички тези проблеми имат едно единствено решение и то се нарича комуникация”, казва Вергиния Къшева. И допълва: “На първо място шефът трябва да обясни своите стандарти за работа и какво очаква като краен резултат”.

В случай, че сте пренатоварен и са ви дали поредния проект, вместо да отказвате да го приемете, обяснете спокойно: „Искам да го направя, но имам нужда от помощ, за да може всичко да бъде свършено по възможно най-добрия начин в срок.” или “Искам да го направя, но имам 4 свободни часа и не съм сигурен, че те ще бъдат достатъчни”.

“По този начин ще покажете на шефа си, че сте мислещ и отговорен човек, който знае как да се реализират нещата. Никой ръководител не би възразил, ако нещата му бъдат представени по този начин”, казва Вергиния.

Инструментите, които ще ви направят по-организирани

След като вече обяснихме, че с липсата на организация на работното място трябва да се скъса от раз, идва моментът да дадем и някои инструменти, които помагат за по-лесното подреждане на графика.

“На някои хора планирането им е по-лесно, отколкото на други. Ако сте от втория тип, трябва сами да се поставите в среда, която изисква от вас да бъдете по-дисциплинирани. Това означава да работите с организирани колеги и да използвате инструменти, които също ще ви бъдат в помощ”, казва Вергиния.

Такъв инструмент е добрият стар работен тефтер/календар или по-новите му дигитални версии, като Google Календар, например. Важното тук е ангажиментите да се записват на едно място – дали на хартия, в телефона или в системата на Google.

Самият график трябва да е подробно описан в часове и да съдържа не само задачите в офиса за работния ден, но и всички останали планове за деня – от сутрешния душ и кафето до четеното на книга в леглото или гледането на любимия сериал преди сън.

“И не на последно място – докато сте на работа трябва да елиминирате всичко, което ви разсейва. Изключете Viber, Skype, Messenger и Facebook известията си. Използвайте само един начин на комуникация. Трябва да разберете, че когато сте на работа, всички тези онлайн разговори са ви пречка и са напълно излишни”, завършва Вергиния Къшева.