BI е стратегически помощник за гъвкавост и бързина на експортните фирми

Бизнесът расте и данните в различните системи вече не могат да се съберат в една човешка глава, а Excel отдавна се задъхва. Със сигурност можете да назовете още много други проблеми, свързани с обработването на данни, с които се сблъсквате и които са специфични за вашата сфера на дейност.

Например, справките отнемат много време, ангажират изцяло един човек, понякога - в продължение на седмица, осъществяват се бавно и не дават достъп до информацията в реално време. А с всяка следваща криза бързият и навременен достъп до актуални данни, систематизирани и готови за анализ, става все по-критично важен за разпознаване на ранни индикации и вземане на превантивни мерки.

Цялата тази информация може да бъде получена и бързо - под формата на репорти, информационни табла (Dashboards) и визуализации - и то само с няколко клика на телефона. И точно както при използване на апликация за социална мрежа, автоматизирани известия да ни нотифицират при настъпване на определени събития, касаещи бизнеса ни.

Терминът Business Intelligence (BI) не е нов за технологичния свят, но неговото значение и стойност за бизнеса напоследък нарастват с бързи темпове. Защо успехите на организациите, правилните и обосновани решения, и изпреварване на конкуренцията вървят ръка за ръка с използването на специализиран бизнес софтуер ни разказва Бояна Ликоманова-Димова, партньор и ръководител на отдел "Бизнес решения и консултиране" в Balkan Services - консултантска IT компания, която внедрява софтуерни решения за бизнеса с 16-годишна история и 30% от BI пазара в България (по данни от независим източник*), със завършени над 400 BI проекта в индустрии като търговия и дистрибуция, производство, финанси и застраховане и др.

В днешно време бързите изяждат големите, а BI системите дават на ръководството скорост, когато те имат нужда от тази скорост, особено когато ситуацията се променя толкова бързо, категорична е Бояна.

Покрай глобализацията и ситуацията в Украйна в България навлизат все повече международни компании - конкуренти, на българския бизнес, които разполагат със системи и това им дава много голяма скорост, и преднина.

"Понякога е въпрос на оцеляване да можеш да отговориш на тези предизвикателства".

Какво представлява BI

Business Intelligence включва процеси, средства и технологии, необходими за превръщането на данните в информация, а информацията в знания и планове, които предполагат бързи и ефективни бизнес действия и подпомагат процеса на вземане на решения.

"BI е безценен помощник за гъвкавост и краткосрочно планиране и репланиране".

Защото именно чрез BI системите ръководството получава сигурна, консистентна, разбираема, лесна за възприемане и навременна информация, която създава предпоставки за взимане на правилните решения в точния момент.

Примерен дашборд в BI системата Qlik Sense

"Задачата на BI системите е да работят с големи обеми от данни, с различни видове данни - да ги събират на едно място, за да могат да изчисляват различни показатели. С времето те се надграждат и съвременните BI системи значително надхвърлят анализа на данни и калкулацията на суми".

Когато Excel ти "отеснее"

През последните 20-30 години един от основните начини за съхранение на данни и правене на справки беше чрез програмата Excel. В момента обаче информацията трябва да е доста по-гъвкава, за да може при възникване на някакъв казус на момента да се направи анализ, който е по-специфичен и е спрямо конкретната ситуация.

Общото между компаниите, осъзнали, че е дошъл моментът, в който трябва да преминат на "следващото ниво" и да потърсят BI решения е, че Excel вече им е "малък", защото са натрупали огромен обем от данни или много различни справки. И не е нужно това да са данни само за продажби, може да става въпрос за хиляди продукти или производствени процеси или качествени показатели, които трябва да се проследяват.

"Компаниите, с които работим виждат, че могат да открият нещо повече в своите данни, за да надградят управлението на бизнеса си".

Например, чрез BI система може да се следят интересни показатели като % изпълнени поръчки навреме и в пълния поръчан обем или асортимент. Обръщаемост на склада, % дефектни материали, време между поръчката и плащането на стоката, да се прави историческо преоследяване на ниво държава, клиент, сезон и много други.

Примерен дашборд в BI системата Qlik Sense

Еднакви ли са BI системите?

"Работихме с две компании за млечни продукти - едната чуждестранна, която навлизаше на нашия пазар, а другата беше българска компания, която се развиваше. В един момент те доста се застъпиха като брой продажби и бяха много подобни по пазарен дял", разказва Бояна.

Стратегията на първата компания била да навлезе на нов пазар и да завземе позициите на конкурентите си, да използва методите, които досега е използвала на други пазари и това било съобразено в тяхната BI система.

Другата компания в онзи момент "растяла" и започвала тепърва да планира излизане на чужди пазари, сценарият бил различен.

"Тази компания беше по-малка и гъвкава, но имаше производствени зависимости и ограничения. Първото, което трябваше да съобрази чрез BI системата й беше какво е необходимо да постигне, за да направи следващия скок или ръст".

Други две компании планирали през 2023-а да увеличат печалбата си с 3%. Едната избрала да направи всичко възможно, за да увеличи приходите си; а пък другата: да оптимизира разходите си.

И тук BI системите на двете компании изглеждат различно, и то при идентични ERP системи.

"При едната ще се следят продажби и ръстове, а при другата продажбите няма да са на фокус, а следени ще бъдат разходите - колко са фиксирани, намаляват ли се и колко са установени за години напред и не могат да се променят".

Примерен дашборд в BI системата Qlik Sense

BI системите могат да "предричат" какво ще се случи в бъдеще

Макар да звучат екзотично, зад т.нар. predictive analytics и machine learning стоят добре познатите математика, статистика и математически модели. Сега с помощта на компютърната мощ тези инструменти се събират, за да създадат няколко модела и да покажат кой от тях е най-работещият.

Как тази функционалност може да бъде полезна на бизнеса?

"Ако сме компания, която навлиза на нов пазар трябва да го анализираме и оценим, за да предвидим какво ще се случи на база опита ни от предишните пазари, на които вече сме навлезли. Ако пускаме нов продукт или продуктова линия - да приложим някой от моделите, за да видим как ще се развива или в какъв ценови диапазон е най-добре да се постави".

Така изкуственият интелект "подсказва" на крайния потребител - в какво трябва да се вгледа и в зависимост от данните машината го "подбутва" към някой въпрос, който трябва да бъде зададен, за да му се намери отговор.

"За да се предвиди бъдещето е важна информацията за минали периоди - така историята ни помага за предвидим бъдещето".

Така, например финансов анализатор в компания за производство на ароматизатори, която продава успешно на няколко континента забелязал, че в държави със средни годишни дневни температури над 20 градуса купуват продукти от гамата им с най-силни аромати, което прави ясен избора на конкретните продукти, с които да се навлезе на нов пазар със същите характеристики.

Примерен дашборд в BI системата Qlik Sense

Един човек може да промени цялото внедряване на системата

Ако във фирмата има някой, който наистина вярва, че системата ще промени работата, той може много по-лесно да убеди колегите си, че с BI ще си свършат много по-лесно и бързо работата, а и с по-малко грешки, показва опитът на Бояна.

"Вече неведнъж ни се е случвало човек, който идва от друга компания и е ползвал подобна система да прокара идеята. Ще дам за пример маркетинг директор в българска фирма, оперираща на международни пазари, който бил свикнал да ползва BI система в ежедневната си работа. Сменяйки местоработата си отишъл в подобна компания, която обаче нямала такава система. Човекът се оказал в ситуация, в която не можел да си свърши работата, която е обещал - без данни и информация и се почувствал "сляп".

При внедряването на системата обаче, не е за подценяване и страхът на служителите, че след иновацията ще загубят работното си място. Наблюденията на експертите показват, че това реално не се случва.

"Виждаме много служители на наши клиенти, които чрез тази система се издигат в кариерата".

Това е така, защото тези хора, преди внедряването на BI система са отделяли 80-90% от времето си за изготвяне на анализи и проверки на това дали всички числа са верни, а след внедряването на софтуера заместили "ръчната работа" с това да се съсредоточат върху готовите цифри и да предприемат някакви действия, да дават предложения, в зависимост от позицията си.

"В традиционния анализ основната промяна е замяната на пипкавата техническа, повтаряема и еднообразна работа във време за анализ и по-активно разчитане на данните. За правене на допълнителни сечения и за откриване на неща, които преди това не е имало време да бъдат забелязани".

В много компании се съкращават значително и интервалите, на които се преглеждат показателите - ако преди внедряването на софтуера са се преглеждали на месечна или тримесечна база, то сега те стават седмични и дори ежедневни.

Три основни фази във внедряването на един проект

Първата е подготовката. Моментът, в който се формират екипите, подготвят се за работа, установяват се комуникационни канали между Balkan Services и компанията, която ще получи системата. На този етап се прави и задълбочен анализ на бизнес процесите.

След това идва време за класическото разработване, именно тогава се случва магията.

Обичайно BI проектите се изграждат на малки етапи - компонент по компонент. Затова и още преди системата да е напълно завършена, идва и третият етап - клиентите получават първи модул, който могат да опознаят.

"Още на този етап получаваме обратна връзка, за да може в следващите етапи тя да се съобрази. Много зависи каква е компанията, доколко екипите са готови за тази система и имат ли подготвени задания".

Често клиентите на компанията споделят, че са получили от експертите на Balkan Services идеи и предложения, на база техния дългогодишен опит, за които дори самите те не се били сещали преди това.

"Нашата цел като хора, които събират ноу-хау е да покажем добри практики и ако за някой от клиентите ни виждаме "подводни камъни", ние да му ги посочим, за да ги премине успешно и по по-лек начин".

Да от(Qlik)неш на нуждите на клиентите си

Сигурността на системата и пълният набор от инструменти, за да бъдат изградени работещи ананлизи са от изключителна важност за всички BI системи. Това е една от причините Balkan Services да работи с Qlik** - един от лидерите на пазара през последните 12 години.

"За нас, това което изградихме с Qlik през годините е много важно - комбинацията платформа плюс експерти, които познават наистина добре тази система, като петте си пръста".

BI системите позволяват лесно управление на достъпа до данните, те отчитат кой и кога се e логнал, какво е изтеглил, всичко което се ползва е инсталирано на сигурно място - в On-Premise (на място в компанията) или On-Cloud (на облака на Qlik).

Важно предимство на партньора на Balkan Services е и наличният инструментариум за обработка на данните преди тяхното визуализиране.

"Крайният резултат на BI са едни красиви графики и гъвкави таблици, с които потребителите работят лесно и бързо. За да се достигне до тях обаче данните трябва да се обработят - "да се сготвят", както казваме ние".

Примерен дашборд в BI системата Qlik Sense

При всичките проекти на компанията експертите отделят около 80% от времето си за обработката на данните, за тяхното изчистване и за създаване на алгоритми, така че да се изчисляват различни показатели, а данните от различните им системи да работят в едно.

"Така, че за крайния потребител BI системата е като интерактивно приложение, с филтри. Клиентът може да разглежда първо продажбите по държави, после за малко да "влезе" в наличностите, да провери каква е била планираната себестойност и каква е реалната, къде са разликите, да може да погледне бизнеса си от погледа на конкурентите си, а после да прочете нотификациите си".

Qlik дава на Balkan Services тази възможност - лесно да се "връзва" до всякакви източници на данни и да може да ги обработва и "изчиства". И всичко това в един инструмент, а не в няколко.

"Вече 14 години се занимавам с BI и все още не съм намерила "тавана" на възможностите му, затова смятам, че такъв няма и че BI свършва там, където спира въображението", казва в заключение Бояна.

*По независими данни на ©1991-2022 CBN - Pannoff, Stoytcheff & Co.

**Qlik e признат през 2022 г. за лидер сред Аналитичните и Business Intelligence платформи според Gartner Magic Quadrant за 12-та поредна година.