"Да работите без платформа за управление на разходите и без ERP система е като да шофирате 30-годишен автомобил - бавно и без комфорт."

Сравнението прави Джанкарло Бруни, главен финансов директор в Heroes - базирана в Лондон компания, която се занимава с електронна търговия.

Първоначално Бруни е единственият служител във финансовия отдел на стартиращата компания. За да приключи месеца му се налага да издирва фактури и касови бележки, да звъни по телефона или да изпраща мейли с въпроса "За какво са похарчени тези 10 паунда?".

Проблемът не е изолиран, нито е от значение къде е бaзиран бизнесът.

Подобен е проблемът и на българската IT компания AIOPSGROUP, където, обаче, работят повече от 100 души. Финансовият екип губи много време в администриране на разходите на ръка, проследяване на фактури и касови бележки.

Най-напред трябва да се съберат всички разходни документи, да се въведат ръчно в счетоводния софтуер, да се сканират, след това да се качат в облачно пространство и да се архивират.

Тромав, неефективен процес, който отнема време, дава грешки, а в повечето случай данните от таблиците се оказват недостатъчно прозрачни за взимането на текущи информирани решения на фирмено ниво.

Именно към оптимизирането на ключови процеси в управлението на фирмените разходи се насочва Payhawk. Компанията предлага цялостната система за управление и контрол на разходите с корпоративни карти VISA. Тя е подходяща както за малки, току-що стартирали бизнеси, така и за големи международни компании.

Софтуерът на Payhawk работи със система за оптично разпознаване на символи (ОCR).

Продуктът пести време, както на служителите, така и на счетоводителите, тъй като автоматизира извличането на данни от касови бележки, разписки и фактури.

Служителят трябва само да снима разходния документ чрез приложението на Payhawk веднага след като направи плащането.

След това системата автоматично извлича необходимата информация, преобразува я в дигитален формат и я прехвърля в счетоводния софтуер.

Това от една страна елиминира ръчното въвеждане на данни и пести време, а от друга - софтуерът ограничава до минимум риска от грешки.

Още с въвеждането на разходния документ, софтуера на Payhawk го категоризира - дали е фактура или касова бележка, дали е за бизнес вечеря, командировка, абонаментен план или друго. А финансовите екипи виждат разхода в платформата на Payhawk веднага, а не в края на месеца.

Така пълната картина на текущите фирмени разходи е достъпна в реално време и отговорните за контрола им финансови служители или управители може да имат необходимата време, ако се налага корекция на бюджети или лимити на разходите. Системата може да се използва и за управление на група от дружества.

"Откакто преминахме към Payhawk, спестяваме приблизително два часа дневно и до два дни от времето за разрешаване на проблеми. Това ми позволява да насоча вниманието си към по-важни задачи", споделя Магдалена Великова, мениджър финанси в AIOPSGROUP .

Heroes също търсят решение, което да расте заедно с бизнеса им, да намали административната тежест и да подобри контрола и прозрачността на фирмените разходи.

Осъзнават, че трябва да преминат към ERP система за разпределяне на ресурси, която дава централизирана информация за нуждите на компанията в момента - от необходимите доставки до човешките ресурси, заплати и данъци. Но това е само половината от уравнението. За да е пълна финансовата картина е нужна и такава за управление на разходите, като най-важното е да има връзка помежду им.

"Изобилието от финансови решения е огромно. Повечето от тях обаче се фокусират само върху една област, например управление на разходите, плащанията или фактурите без никаква връзка помежду си ", казва Джанкарло Бруни от Heroes.

Решение намират в лицето на българската компания "еднорог", тъй като продуктът на Payhawk се интегрира лесно с вече внедрените ERP системи или счетоводни решения, без да изисква допълнително обучение или въвеждане на нова система.

"Използваме ERP система във всичките ни отдели - от екипа по човешки ресурси, например за заплати, данъци и др., до веригата на доставките - за планиране на запасите и т.н.", споделя финансовият директор на Heroes.

Компанията обработва между 300 - 500 фактури месечно. Ако системата за управление на разходите няма връзка със системата за разпределяне на ресурси, вероятността от грешки при прехвърлянето на данни е гарантирано, а освен това отнема и значително повече време, а оттам и пари.

"Можем ли да живеем без управление на разходите и ERP? Е, да, но това е все едно да карате 30-годишен автомобил на последни издихания - никакво удобство, без позитивно изживяване и определено без скорост. Може би някои предприятия са доволни от това да имат бек-офис с 25 души, които въвеждат цифри, но това не е нито ефективно, нито бързо ", казва финансовият директор на Heroes.

Когато на финансовия екип вече не се налага да преглежда, импортира и синхронизира данни за разходите между несвързани помежду си софтуери, той може да се концентрира върху важните за растежа на компанията въпроси.

А мениджърите знаят в реално време колко и за какво харчи компанията. По този начин могат да вземат бързо решения базирани на данните, а това в крайна сметка пести не само време и пари на компанията, но дава и предпоставките за растеж на бизнеса.

Българската финтех компания Payhawk успя да привлече вниманието към себе си, именно с достъпен продукт, който е разработен с мисъл за компаниите и финансовите отдели.

Най-силните пазари на Payhawk с Европа, Великобритания и САЩ, но все повече и България. По-рано тази година Payhawk приветства най-големия си клиент в историята си именно от логистичния сектор в България.

Системата на Payhawk оптимизира ключови процеси при управлението на фирмените разходи, а това е важно условие за растежа на всеки бизнес.