Ако някой ви каже, че подготвянето на отчет за нуждите на регулаторите, мениджмънта или обществеността е лесна задача, в която няма нищо стресиращо, то той определено никога не е работил по подобен документ.
Корекции в последния момент, прехвърляне на информация от фрагментирани източници, сложна колаборация между различни отдели с размяна на безброй работни версии - всичко това е рецепта за грешки или слабости в представянето на съдържанието.
Лошите данни струват реални пари на бизнеса и по-конкретно, според анализаторската компания Gartner - средно по 15 млн. долара на компания. Зле представените данни разклащат доверието на инвеститорите и създават възможност за погрешни интерпретации.
Даже не споменаваме за най-голямата загуба - на човекочасове продуктивност, отишли за един в крайна сметка неоптимален резултат.
Самото споменаване на думата "Отчет" стряска много финансови отдели, а и не само. Не е задължително да е така. Водещият български софтуерен интегратор Balkan Services предлага на бизнеса решение, което променя из основи начина, по който се оповестява информацията - Lucanet Disclosure Management.
Програмният продукт е германски, а неговият разработчик - Lucanet, е с водещи позиции на пазарите в родината си, в Австрия и в Швейцария.
Отвъд белия виртуален лист
Макар Disclosure Management да се превежда на български като "финансово оповестяване", Ваня Йорданова, Managing Disclosure Management and XBRL Consultant в Balkan Services не смята, че терминът отразява пълната функционалност на софтуера.
"Създаден е за финансови отчети, но неговите функционалности вече далеч надхвърлят финансовото оповестяване", категорична е тя пред Money.bg.
Ключов за Lucanet Disclosure Management е самият подход към отчета. Програми като Microsoft Word или Excel стъпват върху традиционната парадигма на белия лист или хартиената таблица. Те са създадени за индивидуална работа по документи, които имат предимно един тип съдържание (текст или данни) без множество взаимосвързани интерактивни елементи.
Да, в наши дни е възможна колаборация и има подобрения в представянето на данните с тези приложения, но средата на все по-високи регулаторни и обществени очаквания се превръща в изпитание за традиционния офис софтуер.
Lucanet Disclosure Management третира отчета като цялостен проект, по който паралелно работят различни служители, докато множество източници на данни се синхронизират и взаимодействат помежду си чрез автоматизации.
Източник: Balkan Services
Управлявате структурата сами: изграждате отчетите така, както изисква вашата организация – лесно, интуитивно и без рамки.
От така създадения масив след това могат да се създават различни предварително дефинирани формати.
"Много компании, особено по-големите мултинационални такива, използват този отчет като комуникационен канал. С него достигат до всички заинтересовани страни - били те инвеститори, потенциални клиенти, банки и т.н. Освен че данните вътре трябва да са верни, те трябва да са поднесени и по визуално структуриран, привлекателен и подреден начин", обяснява експертът.
Централно място заема възможността за вграждане на XBRL тагове, които отговарят на Европейския единен електронен формат за отчитане ESEF. Lucanet Disclosure Management не просто създава съвместими файлове, но и дава възможност за валидация на данните - нещо, което не може да бъде постигнато с безплатен софтуер.
Хаосът с работните версии остава в миналото
"Софтуерът позволява на различните специалисти да работят паралелно по една версия. Има възможност и да се върнем към предишна версия без да се налага да преработваме актуалната".
Преупотреба на данните е напълно възможна - например между компанията майка и нейните подразделения, като промените в източника се отразяват автоматично в неговите производни. Могат да се създават и нестандартни отчети - например за представяне пред ръководството.
Lucanet Disclosure Management като част от екосистема
Lucanet Disclosure Management е модул от цялостната платформа за финансово управление Lucanet CFO Solution Platform.
Решението може да бъде използвано самостоятелно или интегрирано с останалите модули на платформата - като Consolidation and Financial Planning, XBRL Tagger, XBRL Auditor и ESG Reporting.
По думите на Ваня Йорданова софтуерът има разработени конектори за връзка с най-популярните ERP системи, но също така има възможност и за написването на допълнителни. Правилно форматирани Excel файлове също могат да станат част от отчета. Тъй като бизнес средата е динамична, "когато се наложи промяна в данните се прави нов импорт и автоматично данните намират своите места в табличното съдържание, в графиките и в текста", обяснява консултантът.
Друга автоматизация е свързана с променливите, които позволяват моделиране на текстовото съдържание спрямо информацията - цифрите автоматично променят резюмета и описания и така ръчната работа намалява до минимум.
Това е изключително важен момент обяснява Ваня Йорданова: "Ако погледнем стандартния процес, многото източници на данни имат различни собственици. Човекът, който трябва да оформи отчета, трябва да започне да поставя данните там, където следва да се визуализират. Колкото повече ръчни операции се правят, толкова повече възможността за грешка се увеличава. Следващата стъпка е промяната - дали ще си спомним всички места, на които сме използвали тези данни. Обикновено тези промени се случват много близо до крайния срок - когато човек има допълнителен фактор "Стрес", последното, за което мислим, е как ще изглежда този отчет".
Системата позволява да се добавят допълнителни валидации в самия документ, като така могат да бъдат установени голяма част от грешките още при прехвърлянето на информацията. Наличен е пълен audit trail, което е в помощ на одиторите.
Източник: Balkan Services
Проверени и последователни данни: виждате откъде идват числата, как са проверени и ги коригирайте с лекота.
От остарелия начин на работа към иновативния
Преходът от стария начин на работа към този с Lucanet Disclosure Management е изключително лесен, тъй като софтуерът е създаден на базата на Word и Excel с някои "умни" функционалности.
"Потребител, който е свикнал да създава своите отчети в Word и Excel, продължава да ги вижда така - няма нужда от някакво специализирано обучение за работа със софтуера", категорична е Ваня Йорданова.
Източник: Balkan Services
Интеграция без усилие: използвате данни от други модули на Lucanet, външни системи или Excel – всичко на едно място.
Lucanet Disclosure Management е облачна система, която намалява до минимум разходите за IT инфраструктура на клиента. В същото време в софтуера предварително дефинирани са само работните менюта.
Алгоритъмът на работа на Balkan Services с техните клиенти е следният - прави се преглед на съществуващите процеси и при нужда те се оптимизират, след което се създава реплика на верифициран отчет от предходен период, като така на база "сигурните" данни се правят вътрешните връзки и автоматизации.
Залагат се шаблони за текстовото, табличното и печатното оформление, като така промените в следващи години се опростяват значително.
Как ще се случи целият процес зависи от избрания модел на работа. Някои компании предпочитат първият им отчет да бъде създаден от консултантите на Balkan Services и през следващите години единствено да правят промени.
По-популярен на българския пазар е подходът с по-дълго обучение, след което клиентът сам създава структурата на своя отчет под ръководството на експертите и с осигурена последваща поддръжка от тяхна страна.
Balkan Services и Lucanet работят в тясно сътрудничество, като това помага за бързо отстраняване на проблеми.
"Обратната връзка от компаниите, които са избрали софтуера, сочи че те отчитат ползите, които имат, както и спокойствието, че разполагат с точните данни на точните места. Така като финансисти, те имат възможност да се концентрират върху основната си работа, а не върху оформлението на един печатен документ", споделя още Ваня Йорданова.
Уебинар, посветен на "умната" отчетност
"Виждаме изключителен потенциал в България - с компаниите, които изготвят отчети за мениджмънт цели или като част от група използват информацията, за да представят себе си в по-добра светлина", коментира Ваня Йорданова.
Именно за тях Balkan Services организира уебинар, посветен на Lucanet Disclosure Management. Той ще се проведе на 5 юни 2025 г. в 15:00 ч. В рамките му ще бъдат разгледани конкретни казуси и експертите ще покажат как софтуерното решение решава реални проблеми.
По думите на Йорданова уебинарът е подходящ за финансисти и професионалисти, които изготвят финансови и нефинансови отчети, и искат да подобрят процесите по докладване, "защото в годините е ясно, че стане ли въпрос за отчетност, първо се обръщаме към финансовия отдел".
USD
CHF
EUR
GBP
