Дигитализацията вече е факт. В днешно време правим почти всичко онлайн, от забавление, през организация на личните ангажименти, до работа. Най-силно това пролича през последните месеци, когато много компании бяха поставени в ситуация на дистанционна работа.

Предизвикателствата пред бизнеса стават все повече, но и все по-често виждаме решения, които дават възможност за оптимизация на работния процес. Едно такова решение е приложението Digital Office, което създава условия за лесно организиране на всички административни процеси в компанията, съчетавайки ги с удобството на управлението им с няколко докосвания на екрана на мобилния телефон.

Интересното е, че приложението е вътрешна разработка на оператора Теленор България. И въпреки че не е нещо, което очакваме от доставчик на телеком услуги, то ясно заявява визията за управление и промяна на дигиталните ни навици в посока създаване на добавена стойност за служителите.

Digital Office се ражда преди повече от пет години като employer branding проект, чиято цел е да дигитализира основно процесите в компанията и да помогне на служителите в ежедневните им ангажименти, улеснявайки максимално работата им.

Какво представлява приложението?

Digital Office обединява голям брой от разнообразни модули, съвместяващи редица процеси, без които ежедневието в офиса е невъзможно. Приложението позволява на работодателите да поддържат база данни с контакти на всички служители в компанията, да създават вътрешни новини, да пускат нови работни позиции, организират процедури и вътрешни събития на една ръка разстояние - под формата на мобилна апликация. Налице е и десктоп версия за хората, които я предпочитат.

Какво обаче означава това на практика?

Различните модули осигуряват възможността всеки служител лесно да открива информацията, от която има нужда. Например модул "Контакти" съдържа пълен списък с контактите на всички колеги в компанията - край на питането на колега за телефонния номер на друг. На началния екран можем да намерим важните контакти в компанията, например рецепция, HR отдел, IT отдел и т.н. Това обаче не е всичко. В търсачката на приложението можем да открием както конкретен колега, когото търсим, изписвайки неговото име, така и конкретен отдел, от който не познаваме никого. Търсите някого от правен отдел, за да провери важна за вас документация, но не знаете към кого точно да се обърнете? Изписвате в полето за търсене "Правен отдел" и виждате всички служители в него с техните телефони и имейл адреси. С едно кликване върху телефонния номер можете да осъществите обаждане, а с клик върху имейл адреса - да пишете на съответния служител.

Приложението дава и информация за организационната структура, като така виждате служителя, неговия пряк ръководител, мениджър на отдел и пр. Това е функционален начин да бъдем още по-ефективни, пестейки от това да ровим в различни вътрешни файлове, които понякога са достъпни само от десктоп и през виртуална частна мрежа.

Гъвкавост и персонализация на дигиталното изживяване

Всички модули в приложението могат да бъдат персонализирани по желание на компанията-клиент. Те се управляват от администратор, който може да добавя различни формати, да редактира и преизползва модули, така че те максимално да пасват на вътрешните работни процеси и да помагат на служителите лесно да навигират и да се информират за всичко важно в компанията.

"Комбинирайки необходимостта от това да оптимизираме и дигитализираме процеса, да помогнем на служителите да бъдат по-ефективни в работата си и от друга страна да направим изживяването по-технологично, се роди като идея Digital Office. За разработване на платформата участват експерти на Теленор с богат опит, използваме Agile и Service методологиите, най-съвременните технологии, отговаряйки на високи стандарти за сигурност. Успехът на Digital Office се дължи главно на факта, че адресира и решава конкретен проблем. Обратната връзка която получаваме от нашите служители и партньори е изключително ценна, като спомага за усъвършенстването на Digital Office, като продукт за всяка една компания", споделя Филип Златев, "Ръководител отдел Разработка на Услуги" от Теленор.

Приложението дава и възможност да се използват различни мултимедийни формати - от текст до видео, а в модулите могат да се добавят разнообразни секции, които отново да позволят на хората да ги достъпят дори когато не са пред бюрата си или са в извънработно време. Например, ако служител иска да види оферта за отстъпка в оптика, която фирмата му предлага, много по-логично е да го направи в извънработно време или когато е навън. През телефона бързо и лесно вижда желаната от него оферта, взима кода, който може да се прикачи или изпише в приложението, и се възползва от офертата. По същия начин в приложението могат да се добавят секции за прегледи, обучения и всичко онова, което работодателят осигурява като добавена стойност за служителите.

Често компаниите залагат на вътрешни нюзлетъри или системи, с които да информират и събират обратна връзка, но с Digital Office всичко това е събрано на едно място. Приложението дава и опцията за изпращане на нотификации.

Един от големите плюсове в това отношение и чувствителното намаляване на използваната хартия за различни документи, които компанията разменя със своите служители.

Нови клиенти

Digital Office всъщност е приложение, което е достъпно за абсолютно всички компании, желаещи да оптимизират и модернизират работните си процеси. От няколко месеца то вече има и първия си клиент - Пощенска банка.

"Модерната мобилна апликация за бърза и лесна вътрешна комуникация, която нашите колеги активно ползват вече повече от три месеца, за нас е инструмент, който ни дава възможност да улесним ежедневието на служителите и подобрим общуването между тях. Digital Office предоставя на колегите цялата корпоративна информация, от която се нуждаят - бързо, лесно и в мобилния им телефон. Специално персонализираните за Пощенска банка функционалности на апликацията ни позволяват интензивно да използваме още един достъпен канал за вътрешна комуникация. Модулът с анкети например осигурява навременна обратна връзка, а достъпът до вътрешни процедури и ресурси и специални придобивки за служители е изключително полезен в динамиката на един работен ден", споделят от Пощенска банка.

Персонализацията спрямо конкретния клиент личи и през специалния модул, добавен от банката - "Кажи благодаря". Той стои под всеки един контакт, като дава възможност за кратко и бързо съобщение към даден служител и е начин лесно да благодарим на колега за успешна среща и добре реализиран проект. Функцията е подобна на бързите съобщения в LinkedIn, с които поздравяваме някого за нова позиция, и е показател за нарастваща удовлетвореност у служителите.

"С внедряването на Digital Office в развитата си технологична инфраструктура в Пощенска банка отчитаме повишаване на ангажираността и емоционалната обвързаност към бранда. Мобилната апликация ни позволява да управляваме още по-лесно и ефективно вътрешните процеси в банката, а специалната възможност, която разработеният по наша идея модул "Изпрати Благодаря!" ни дава, съвсем очаквано в духа на нашата корпоративна култура е сред най-често употребяваните функционалности от нашите колеги. Въвеждането на Digital Office е стратегическо решение в контекста на работодателската политика на Пощенска банка, защото той е създаден за употреба от иновативни, динамични и модерни хора - такива, които се стремим да привличаме и да развиваме в компанията". Това е високата оценка за приложението на Пощенска банка - първите, които активно използват новия Digital Office.