Къде работиш сега? На дивана? В кафене със слушалки? На терасата с таблет? Ако работите онлайн - "дистанционно" и тогава вие далеч не сте сами. Но дистанционната работа, както всяка друга нова работна практика, изисква дисциплина и грижа.

Близо една четвърт от работниците в САЩ работят поне няколко часа седмично дистанционно, според проучване на Intuit. 67% от компаниите позволяват на някои служители да работят от вкъщи поне от време на време. През 2008 г. те са били 50%. А 38% от компаниите днес позволяват на някои служители да работят редовно от вкъщи (23% - през 2008 г.).

В някои компании дистанционната работа вече е неразделна част от организацията на работа. Приблизително 43% от служителите на Aetna периодично работят от вкъщи или в друга виртуална среда. Софтуерната компания GitHub твърди, че има 260 служители по целия свят, почти всички работят дистанционно.

Тези и други организации виждат дистанционната работа като чудесен начин за поддържане на здравословен баланс между професионалния и личния живот на служителите. Но тази гъвкавост създава нови трудности.

Работата от вкъщи не винаги означава ефективна работа. Как да съчетаем и двете, казва консултантът по производителност Карсън Тейт.

Ето пет стратегии, които да ви помогнат да работите ефективно далеч от офиса.

Снимка 409872

Източник: iStock

1. Общувайте задълбочено и често

"Комуникацията е както най-голямото препятствие, така и най-добрият начин за изграждане на доверие в разпределените екипи", казва Сара Сътън-Фел, главен изпълнителен директор на FlexJobs. Грешно е да се използва само един инструмент за комуникация с колегите. Има място за имейл, чатове, телефон и видеоконференции. Просто изберете инструмента, който отговаря на естеството на вашето съобщение: поща за тактическа информация, актуализации за споделяне на данни; телефон - за разговори и решаване на сложни проблеми; видеоконференции - за обсъждане на трудни въпроси и споделяне на неприятни новини. И най-важното - не чакайте вашият мениджър или колега да започне разговор - изпреварете ги и се свържете с тях сами.

2. Бъдете проактивни като мениджър

Ако сте мениджър, може да е трудно да демонстрирате присъствието и достъпността си, докато работите от разстояние. Комуникирайте редовно с членовете на екипа, поставяйте ясни цели и очакванията към тях, предлагайте подкрепа и помощ, показвайте, че ви е грижа за тях като хора, а не просто и само като служители.

"Когато членовете на екипа работят дистанционно, може да е трудно да се види връзката между техния личен принос към каузата и общия успех на компанията", казва Сътън-Фел. Затова е много важно системно да контактувате с хората. Когато работех дистанционно за компания, преди да започна собствен бизнес, аз и мениджърът ми се разбрахме, че ще говорим по телефона всяка седмица. Той прекарваше един ден в месеца с мен в моята търговска зона и винаги беше на разположение, за да ми помогне и да ме насърчи чрез имейл и гласова поща. Той дори знаеше името на кучето ми!

3. Бъдете проактивни като член на екипа

При дистанционната работа не можете да разчитате на случайна среща с колеги в коридора, за да се свържете и общувате с тях. Затова трябва съзнателно и целенасочено да се обръщате към тях, да поддържате връзка. Когато ще имате следващия си конферентен разговор, включете се няколко минути по-рано, за да чатите и да получите последните новини. Планирайте виртуален обяд с колеги. Помолете вашия мениджър да организира редовни разговори или видеоконференции, където да споделяте отчети за напредъка, да обсъждате цели и да обсъждате нови идеи. Иначе ще се убедите в правотата на поговорката "далеч от очите, далеч от сърцето".

Снимка 336972

Източник: iStock

4. Личностен подход

Сътрудниците в един от виртуалните екипи, с които работя, се намират в шест различни държави. Много от тях никога не са се срещали лично с колегите си, въпреки че работят заедно повече от пет години. Когато екипът бе поет от нов шеф, тя бързо осъзна, че нейните подчинени трябва да се опознаят не само професионално, за да могат да изградят по-здрави работни отношения, основани на доверие. Тя започва всяко съвещание (видеоконференция), така че всеки да се вижда с другите членовете на екипа, когато едни от тях показват снимки от последната ваканция или да говори за любимата си рецепта. Може да изглежда дребно нещо, но този подход засили ангажираността на служителите към работата и те започнаха да постигат повече.

"Трябва да пресъздадем "бърборенето на кафе машината", което естествено се случва в типичния офис", обяснява Сътън-Фел. Да останете концентрирани на работа е важно, но отделянето на няколко минути, за да разберете как вашите колеги са прекарали уикенда, от какво се интересуват, как се справя семейството им и т.н., това укрепва работните връзки и създава по-ефективен екип.

5. Решете как да измервате ефективността

Много се изписа за решението на изпълнителния директор на Yahoo Мариса Майер да отмени дистанционната работа в компанията. Но наистина ли дистанционната работа е проблемът с производителността и мотивацията на служителите или корпоративната култура и лошото управление? Сътън-Фел смята, че проблемът е именно в липсата на мениджърски контрол и липсата на ясни концепции за представяне, мотивация и комуникация между служителите.

Специалистите по мениджмънт Карли Реслер и Джоди Томпсън предложиха подход, известен като ROWE - "ориентирана към резултати работна среда": ефективността и производителността на служителите се измерват само с резултатите, които са постигнали. За да бъдат служителите отговорни за резултата, първо трябва ясно да се дефинират критериите за успешна работа и да предадат какви са те във всяка работна роля. В Dynatronix, която възприе тази методология, 90% от задачите вече се изпълняват навреме, което е с 20% повече от преди. В Choice Translating приходите се увеличиха с 13,3% след преминаването към ROWE.

Тази техника е, меко казано, не единствената. Основното е, че замяната на неясни очаквания с конкретни резултати е особено важна в работата на самостоятелните екипи, където негативният ефект от неясно поставените цели често е още по-голям.

Тази монета има обратна страна. Личната отговорност се увеличава значително по време на дистанционна работа. Вашето представяне трябва да отговаря на вашите собствени стандарти, да не говорим за фирмените стандарти. Познайте своите силни и слаби страни и съобразете с това рутината си.