Търсенето на повече ефективност на работното място създаде редица погрешни схващания за това какво точно означава продуктивен работен ден. И накара много хора да мислят, че да си много зает е същото като това да си много продуктивен.

Ето каква е разликата и как да преминете в другата категория:

Заетите хора смятат, че колкото повече неща свършат в определените осем часа на работния ден, толкова по-добре. Те включват твърде много задачи в своя списък - и накрая времето им не стига и ги прехврълят за следващия ден. Продуктивните хора от друга страна знаят, че днес не могат да свършат 40 задачи и поемат по пътя "малкото е повече", като се съседоточават само върху това, което е важно.И правят разлика между "важните" и "спешните" задачи.

Заетите хора постоянно се борят с ненужни пожари, тъй като не могат да преценят кое е наистина важното. Във всяка компания много задачи могат да бъдат определени като "спешни", но трябва да подредите правилно приоритети си, като обмисляте какъв ще бъде резултатът и значението на всяка свършена или несвършена задача в края на деня.

Заетите хора винаги се разсейват от нещо. Продуктивните си създават система. Заетите са си създали твърде лоши навици през годините, проверяват си имейла постоянно и се разсейват всеки път като телефонът им звънне. А това, показват изследванията, може да накара мозъка ви да работи по-бавно.

Постоянното прехвърляне между текущата ви задача и отговарянето на мейли променя структурата на мозъка ви и нарушава способността ви да се фокусирате.

В същото време продуктивните хора си създават система дори и за най-досадните задачи, като имейла - и си резервират кратък и точно определен период от деня, в който се справят с новите съобщения в пощата.

Това ни води и до следващата точка: заетите хора вършат няколко неща едновременно, а продуктивните се фокусират върху едно.

Заетите хора се опитват да вършат по 15 неща едновременно. Те имат отворени по няколко документа на компютъра, постоянно си проверяват календара и т.н.

Продуктивните се фокусират върху най-важната задача и избират кога да вършат две неща едновременно според ефективността на подобно решение. Например, няма лошо да си записвате бележки за следващ потенциален проект, докато чакате да започне работна среща.

Заетите хора са като залепени за бюрата си, а продуктивните знаят кога да си починат. Все пак почивката ще ви помогне да си починете и ще освежи мозъка ви, подготвяйки го за следващите важни задачи.