Всеки ден в 9:01 ч. отваряме пощата и вече знаем какво ни чака: "Скъпи колеги, както посочих в предишния си имейл...". Клише до клишето - все едно четете статуси в LinkedIn, само че електронната поща си остава основен работен инструмент.

Въпреки възхода на Slack, Teams и други платформи за съобщения, проучване на Perkbox Insights сред близо 2000 професионалисти показва, че за 73% от нас имейлът остава предпочитаният метод за комуникация в офиса. И тази комуникация е изключително неефективна.

Прекарваме в пощенските си кутии стряскащо много време - един на всеки петима отделя между 1 и 2 часа дневно, а шокиращите 15% прекарват над 5 часа на ден в четене и писане на имейли.

3 мита за използването на служебен имейл

3 мита за използването на служебен имейл

Как да използвате електронната поща най-ефективно?

Това ни е направило свръхчувствителни към езика, който използваме. Всички сме виновници и всички сме жертви на корпоративния жаргон - онези изтъркани фрази и пасивно-агресивни подмятания, които ни карат да завъртаме очи. Редица проучвания, включително анализ на един милион бизнес имейла от ZeroBounce, хвърлят светлина върху фразите, които колегите ни мразят най-много.

В чест на всички читатели, които имат "привилегията" да срещат тези бисери на креативността и добрите обноски в английския им оригинал, надолу ще използваме както езика на Шекспир, така и на моменти нелепия български превод.

Залата на срама: Пасивно-агресивният речник

Някои фрази са безобидни на пръв поглед, но носят скрит негативен заряд. Проучване на Adobe за най-дразнещите изрази потвърждава, че зад привидния професионализъм често се крие раздразнение.

  • "As per my last email" (Както посочих в/Съгласно предишния ми имейл) Това е може би шампионът. В анкетата на Perkbox 33% от хората го посочват като най-дразнещ. Какво всъщност означава: "Знам, че видя предишния ми имейл. Знам, че го игнорира. И сега го изтъквам пред всички в тази кореспонденция."
  • "Not sure if you saw my last email" (Не съм сигурен дали видя последния ми имейл) През 99% от времето това е лъжа. Какво всъщност означава: "Трябва ми отговор. ВЕДНАГА."
  • "Any updates on this?" (Има ли развитие по темата?) В топ 3 на най-мразените фрази (24%), тя е класическият начин да "подгониш" някого. Какво всъщност означава: "Все още не си отговорил и ще те тормозя, докато не го направиш."
  • "Please advise" (Моля за съдействие/мнение) Този израз е в топ 5 на най-недолюбваните според ZeroBounce. Какво всъщност означава: "Аз свърших моята работа. Сега това е твой проблем."
  • "Just looping in..." (Включвам се само, за да кажа, че...) Това е най-мразеното клише според проучването на Perkbox, посочено от 37% от анкетираните.

Празният жаргон, който не означава нищо

Друга категория са корпоративните термини, които звучат професионално, но са изпразнени от съдържание. ZeroBounce идентифицира няколко основни "нарушители":

  • "Reaching out" (Свързвам се с вас): Това е просто по-превзета версия на "пиша ви" или "обаждам ви се".
  • "Let"s circle back" (Да се върнем на това по-късно): "Супер неясно и прекалено използвано", коментира Дариан Шими, главен изпълнителен директор на FutureFund. Ако се налага да "circle back", то трябва да има ясен план "кога и защо".
  • "Let's take this offline" (Да го обсъдим офлайн): Това често е код за "Не искам да обсъждам това публично" или "Не съм готов да се ангажирам". Може да потуши напрежението в момента, но често забавя решаването на проблема.
  • "Bandwidth" (Капацитет): "Просто кажете, че имате или нямате време или възможност да свършите нещо", съветва Лорън Шнайдер от Compt. И прави важно уточнение: "Вие не сте рутер."
  • "Quick question" (Бърз въпрос): Рядко е "бърз". Обикновено просто създава фалшиви очаквания и добавя напрежение.

Научихме и роботите на тези глупости

Може би си мислите, че изкуственият интелект ще реши проблема. Напротив - той го задълбочава. Проучването на ZeroBounce отбелязва, че около 25% от професионалистите вече използват AI за писане или редактиране на имейлите си.

"Същите клишета продължават да се промъкват в кутиите ни и дори AI е прихванал лошите ни навици", казва главният изпълнителен директор на ZeroBounce.

Ето го идеалния начин за завършване на перфектния имейл

Ето го идеалния начин за завършване на перфектния имейл

И грешките, които трябва да избягваме

Опасността не е просто в липсата на оригиналност, а в отчуждението. Когато аутсорсваме мисленето си, губим способността да изразим емпатия, нюанс или убеденост. И тук не говорим само за това да оставите Copilot да ви пише имейлите. Използването на клишета и шаблонни фрази също дехуманизира комуникацията.

Етикетът: Какво друго ни вбесява?

Освен самите фрази, проучването на Perkbox посочва и най-големите грехове в имейл етикета:

  1. Използване на ГЛАВНИ БУКВИ за цели думи или изречения (67%).
  2. Изпращане на целувки с емотикони или без (65%).
  3. Копиране на хора, които нямат нужда да бъдат включени (63%).
  4. Използване на жаргон като "OMG" (53%).
  5. Твърде много удивителни знаци (52%). (Интересното е, че 16% смятат, че никога не е приемливо да се използва удивителен знак, докато 48% приемат само един).

Дори началото и краят на имейла имат значение.

  • Най-добър поздрав: "Hi" (Здравей/те) (49%) и "Добро утро/добър ден" (48%).
  • Най-лош поздрав: Липса на поздрав (53%) и "To whom it may concern" (На вниманието на засегнатите) (37%).
  • Най-добър завършек: "Kind regards" (Поздрави) (69%) и "Thanks" (Благодаря) (46%).
  • Най-лош завършек: "Love" (С обич) (57%), липса на завършек (44%) и "Cheers" (26%).

Какъв е изходът?

Целта не трябва да бъде да звучим "професионално", а да бъдем човечни, информирани и осъзнати. Адвокатът Алехандро Перес дава златно правило:

"Пишете така, сякаш говорите с някого, когото уважавате. Ако не бихте го казали на глас, не го изпращайте в имейл."