Средният американски служител прекарва около четвърт от работната си седмица в ровене сред стотиците имейли, които получава и изпраща всеки ден.

Въпреки това кариерният специалист Барбара Пачтър твърди, че голяма част от професионалистите все още не знае как да използва електронната поща по подходящ начин.

В действителност точно заради огромния обем съобщения, които четем и пишем ежедневно, може да сме по-склонни да правим смущаващи грешки, които могат да имат сериозни последици.

Затова Пачтър очертава основните на съвременния етикет при писането на имейли в книгата си „Основи на бизнес етикета”, пише Business Insider. Вижте най-важните правила, които е добре да спазвате:

  1. Напишете ясно формулирано заглавие на писмото

Примери за добри заглавия са: „Промяна в датата за среща”, „Бърз въпрос за презентацията Ви”, „Идеи за предложението” и други.

Хората често решават дали да отворят даден имейл на база на неговото заглавие. Избирайте такова, което показва на читателите, че адресирате техните опасения или бизнес въпроси.

  1. Използвайте професионален имейл адрес

Ако работите за компания, би било добре да използвате служебния си имейл адрес. Ако обаче използвате личен имейл, трябва да сте внимателни, когато го избирате.

Винаги трябва да имате имейл адрес, който посочва името ви, така че реципиентът да знае точно кой изпраща писмото. Никога не използвайте имейл адреси (вероятно останали от тийнейджърските ви години), които не са подходящи за употреба на работното място, като babygirl@... , beerlover@... , независимо колко много обичате студена бира.

  1. Премислете преди да натиснете „отговор до всички”

Никой не иска да чете имейли от 20 души, които нямат нищо общо с тях. Игнорирането на имейли може да бъде трудно, тъй като много хора получават известия за нови съобщения на смартфоните си или разсейващи изскачащи прозорци на компютърните екрани. Въздържайте се от натискането на бутона „отговор до всички” (препращане), освен ако наистина не смятате, че всеки в списъка с реципиентите трябва да получи въпросния имейл.

  1. Добавете подпис

Дайте на читателя си някаква информация за вас. Обикновено подписът включва цялото ви име, длъжност, името на компанията и контакти за връзка с телефонен номер.

Използвайте същия шрифт, размер и цвят на текста като останалата част на имейла.

  1. Използвайте професионални поздрави

Не пишете безгрижни и разговорни изрази като: „К’во става” и „Хей, хора”.

Спокойната природа на написаното от нас не трябва да оказва влияние върху поздрава в имейла. „Хей” е твърде неформален поздрав и като цяло не би трябвало да се използва на работното място. Вместо това използвайте „Здравейте” или „Добър ден”.

Не е добре и да се обръщате към някого с галеното му име. Казвайте „Здравейте, Майкъл”, освен ако не сте сигурни, че той предпочита да го наричат Майк например.

  1. Използвайте удивителните знаци умерено.

Ако решите да използвате удивителен знак, използвайте само един, за да изразите вълнение. Понякога хората се унасят и слагат повече удивителни знаци в края на изреченията си. Резултатът може да изглежда твърде емоционален или незрял.

  1. Бъдете внимателни с хумора.

Хуморът лесно може да се изгуби в превода без подходящия тон или изражение на лицето. При професионална имейл кореспонденция е по-добре да оставите хумора настрана, освен ако не познавате реципиента достатъчно добре. Освен това нещо, което ви се струва забавно, може да не е такова за някой друг.

  1. Имайте предвид, че хората от различни култури говорят и пишат различно.

Погрешното разбиране може да се случи лесно при културни различия – особено при писането, когато не можем да виждаме езика на тялото на събеседника си. Пригодете съобщението си към културната среда на получателя или спрямо това доколко го познавате.

При култури като японската, арабската или китайската хората искат да ви опознаят преди да започнат бизнес с вас. Затова е възможно да е нормално за бизнес партньори от тези страни да бъдат по-лични в писмата си. От друга страна хора от култури като германската, американската или скандинавската предпочитат да говорят направо.

  1. 9. Отговаряйте на имейлите си – дори ако те не са били предназначени за вас.

Трудно е да отговаряте на всяко съобщение, което е изпращано до вас, но е добре да опитате. Това включва и случаите, в които имейлът е бил изпратен до вас по погрешка, особено ако подателят очаква отговор. Разбира се, той не е задължителен, но служи като добър етикет, най-вече когато въпросният човек работи в същата компания или индустрия като вас.

Ето примерен отговор: „Знам, че сте много зает/а, но не мисля, че сте искали да изпратите този имейл до мен. Исках да Ви уведомя, за да можете да го пратите до правилния човек”.

  1. Проверявайте за грешки във всяко съобщение.

Грешките ви няма да останат незабелязани от реципиентите на писмото ви. А в зависимост от получателя можете да бъдете осъдени за това, че сте ги допуснали.

Не разчитайте само на проверката на правописа (spell-checker). Четете и препрочитайте имейла си няколко пъти, за предпочитане на глас, преди да го изпратите.

  1. Добавете имейл адреса на получателя най-накрая.

Едва ли бихте искали да изпратите по погрешка имейла преди да сте го завършили. Дори когато отговаряте на дадено съобщение, е добре като предпазна мярка да изтриете адреса на получателя и да го въведете, когато сте сигурни, че текстът е готов за изпращане.

  1. Проверете няколко пъти дали сте избрали точния реципиент.

Обърнете особено внимание, когато пишете дадено име от списъка ви с имейл адреси в лентата „До” в писмото. Лесно е да изберете неправилното име, което може да бъде неловко за вас и за човека, който получи имейла по погрешка.

  1. Използвайте класически шрифт.

Лилавият шрифт Comic Sans си има своето време и място, но за бизнес кореспонденция избирайте класически шрифтове, цветове и размери.

Основното правило: имейлите ви трябва да бъдат лесни за четене от другите хора.

По принцип е най-добре да използвате размер 10 или 12 и лесен за четене шрифт като Arial, Calibri или Times New Roman. Що се касае до цвета – черният е най-подходящ.

  1. Следете как звучи тонът ви.

Както шегите се губят в превода, така и тонът е лесен за погрешно тълкуване без контекста, който се получава от вокалните знаци и израженията на лицето. Следователно има риск да прозвучите по-грубо, отколкото сте имали предвид.

За да избегнете недоразуменията, прочетете съобщението си на глас преди да го изпратите. Ако на вас ви звучи рязко, така ще прозвучи и на читателя.

Избягвайте използването на недвусмислено отрицателни думи като „провал”, „грешно” или „пропуснат” и винаги казвайте „моля” и „благодаря”.

  1. Нищо не е поверително, затова пишете по съответния начин.

Всяко електронно съобщение оставя следа. Основна насока да предполагате, че и други ще видят това, което сте написали, затова не пишете нещо, което не искате да бъде видяно от всекиго.

Не пишете нещо, което би било пагубно за вас или болезнено за други. Все пак имейлите са опасно лесни за препращане.