Епохално технологично събитие беляза последните дни на ноември, но за него се вдигна шум само в специализираната преса, а повечето потребители ще разберат значимостта му след време - когато се наложи да отпечатат поредния документ в офиса и се окаже, че добрият стар лазерен принтер вече не желае да работи. Новият най-вероятно няма да е Epson.

Японският производител, който е известен именно с принтерите си обяви, че излиза от бизнеса с лазерни устройства и през 2026 г. вече ще предлага само мастиленоструйни модели. Краят на 35-годишната продуктова гама беше обяснен с екологични съображения - според компанията лазерните принтери отделят повече въглероден диоксид, имат повече консумативи и няма лесен начин да бъдат подобрени значително.

Всеки, който се е налагало да чисти запушени с мастило дюзи или да изхвърля болезнено скъпи мастилници заради преждевременното им изсъхване (т.е. всеки, който някога е имал мастиленоструен принтер) ще се усъмни в мотивите на Epson.

Освен това лазерните принтери просто са неизменна част от офис оборудването през последните 30 години. Тяхната надеждност, скорост, качество и ниска цена на печат са незаменими във фирми от всякакви размери. В свой материал от The Register задават логичен въпрос - дали всъщност камбаната не бие за цялата идея за печата на документи? "Ако лазерните принтери носеха печалба на Epson, то щяха все още да ги продават. Докажете, че грешим, Epson! Покажете ни очакваните приходи от лазерни принтери до 2026 г.", призовават авторите на текста.

Може би всъщност принтерът най-накрая си събира багажа и напуска офиса, защото вече живеем отвъд купищата хартия.

Безхартиен офис?

През 1975 г. статия в списание Business Week разказва за "Офиса на бъдещето", като там за първи път се въвежда концепцията за електронен документооборот на работното място. По това време документите в средна по големина фирма не заемат шкаф. Заемат стаи. Няколко стаи. Редактирането на документи изисква цели нови версии и отнема много време и усилия. Не е чудно, че бизнесът харесва идеята за пълна промяна.

Първите опити за нов тип офис датират от средата на 80-те с т.нар интегрирани офис системи. Те са изключително скъпи и покупката им е по силите единствено на големите фирми. Тогава служителите за първи път се сблъскват с идеята за електронна поща и файлове. Чрез имейл свързаните с частни мрежи си изпращат документи. Всичко е направено с цел да имитира традиционния процес - дигитални документи, папки и поща.

В края на 80-те вместо миникомпютри (които са "мини" само в сравнение с електронноизчислителните центрове) започват да се внедряват сървъри, към които се свързват с по-стандартни мрежи обикновени персонални компютри. Това е период на стандартизация, като вече машините стават достатъчно мощни, че да могат да сканират, дигитализират и архивират хартиени документи.

Графичните операционни системи на Apple и Microsoft опростяват предпечатната подготовка на всичко, циркулиращо във фирмата - от договори до луксозни издания с годишния отчет. В същото време цените намаляват разходите. От началото на новия век системите се "отварят" към интернет, което дава възможност за лесно попълване на формуляри директно в браузъра и още по-добра организация на документацията.

Всичко това звучи много добре, но всъщност единствено за кратък период през 80-те има намаляване на количеството използвана за печат хартия от бизнеса. Между 1980 г. и 2000 г. използването ѝ на практика се удвоява, посочва TechTarget.

Защо хартията оцеляваше?

Има множество причини безхартиеният офис да е все "на една година" разстояние от нас вече близо 40 години.

На първо място е навикът. Мениджъри, които са прекарали по-голямата част от кариерата си заринати от листа, трудно свикват да четат само на екран. Служителите пък не винаги са твърде прецизни при именуването на файловете и запазването на версии. Така "за всеки случай" важните неща се принтират, а дефиницията на "важни неща" има склонност към неконтролируемо разширяване.

Законодателството все още не навсякъде приравнява електронния и аналоговия подпис. Вътрешните правила на компаниите също насърчават наличието на печатно копие "за всеки случай" (ето отново!).

Ненадеждността на компютрите и мрежите през 80-те и 90-те е легендарна. Съчетанието от несъвършен хардуер, работещ на ръба на възможностите си софтуер, на практика нулева интеграция между системите и персонал без достатъчно умения водят всекидневно до проблеми. Те само увеличават недоверието у по-опитните служители, които не крият опасенията си за сигурността на фирмената информация, която не могат да пипнат на физически носител.

На фона на това отново през 80-те се появява лазерният принтер. С него качествено отпечатаният документ се появява бързо и евтино. Модерни технологии за тези, които не са готови напълно да навлязат в дигиталния век.

Какво се промени?

В офиса вече работят нови хора. На трудовия пазар навлизат хора, които не помнят света преди появата на iPhone и за тях така или иначе традиционните десктоп метафори са чужди - те са отваряли папка на компютър преди да са виждали папка в реалния свят. Затова и за тях екранните изживявания са по-важни от това да държат написаното в Word на хартия.

Освен това облачните технологии промениха генерално идеята за това какво представлява файлът. Вече той не е електронен документ в електронна папка, който чака да бъде изпратен по електронна поща. Вместо това файлът се превръща в колаборативна бяла дъска, в която няколко души едновременно могат да пишат, да добавят интерактивни елементи и да визуализират динамично променяща се информация от различни източници - виждаме тази промяна даже в Microsoft Office. Това не може да се отпечата. Данните на хартия са мъртви данни, които освен това са потенциално неактуални от момента, в който натиснете Print.

"Безхартиеният офис е тук - просто не е равномерно разпределен. Повечето от нас видяха какво може той по време на Голямата работа от вкъщи", пише The Register. Действително, колко от вас са използвали домашния си принтер, за да разпечатат дневния ред на някоя среща в Teams? И аз не съм.

След пандемията се върнахме на работните си места, но технологичните решения за дигитализация и децентрализация на работния процес вече показаха многото си плюсове. Хартията няма как да ги догони. Офисният принтер (ако все още работи) има много време, преди да отиде при пишещата машина "Марица" в склада, но този път изглежда, че наистина ще отиде при нея.